De um modo resumido, podemos dizer que a seu papel é auxiliar os órgãos a organizar e priorizar as ações de seus servidores, de modo que todos saibam exatamente do que são responsáveis.

A ferramenta serve para alinhar os funcionários e suas funções em uma política pública, projeto, processo, serviço ou em um departamento, com o propósito de que tudo funcione sem problemas, com cada membro específico ciente do que lhe é atribuído.

Podemos aplicá-la também para definir o papel de cada secretaria/departamento na execução de alguma ação/atividade em uma política pública, a fim de identificar, de forma rápida, a ação que está sendo executada, o problema que surgiu e quem é o responsável por realizar essa ação e solucionar o problema apresentado.